PERSONDATAPOLITIK FOR MATAS
1.
GENERELT
1.1
Denne politik om behandling af personoplysninger ("Persondatapolitik") beskriver, hvorledes Matas Operations A/S ("Matas", "os", "vores", "vi") indsamler og behandler oplysninger om dig.
1.2
Persondatapolitikken gælder for personoplysninger, som du giver os i forbindelse med, at du er i kontakt med Matas som kunde eller samarbejdspartner. Det kan fx være, hvis du køber en vare hos Matas, retter henvendelse til Matas Kundeservice, eller når du bruger Matas hjemmeside, www.matas.dk ("Matas.dk”), samt når du besøger en af vores fysiske butikker eller er i dialog med Matas’ hovedkontor.
1.3
Matas Operations A/S er dataansvarlig for dine personoplysninger. Al henvendelse til Matas kan ske via kontaktoplysningerne anført under pkt. 7.
2.
HVILKE PERSONOPLYSNINGER INDSAMLER VI, TIL HVILKE FORMÅL OG RETSGRUNDLAGET FOR BEHANDLINGEN
2.1
Når du besøger Matas.dk, behandler vi automatisk oplysninger om dig og din brug af Matas.dk. Disse oplysninger vil typisk være, hvilken type browser du bruger, hvilke søgetermer du bruger på Matas.dk, indhold fra chat med vores online materialister på matas.dk, dine kommentarer til Matas Live Shopping events, din IP-adresse, herunder din netværkslokation, og informationer om din computer. Desuden finder Matas Cookiepolitik anvendelse, når du bruger Matas.dk.
2.1.1
Formålet er at optimere brugeroplevelsen og Matas.dk’s funktion, at generere brugbar og retvisende statistik, at besvare dine spørgsmål på vores chatfunktion samt på baggrund af de informationer vi får fra dig via din brug af matas.dk at foretage personaliseret markedsføring, herunder retargeting via Facebook, Instagram, Pinterest, Snapchat, Google og Youtube, hvis du har samtykket til marketing cookies.
2.1.2
Retsgrundlaget for behandlingen er dit samtykke til vores brug af cookies og Databeskyttelsesforordningens art 6, stk. 1, litra a, dit samtykke til at chatte med vores online materialister og Databeskyttelsesforordningens art 9, stk. 2 litra a og art. 6, stk. 1, litra a samt vores legitime interesse i at forbedre vores hjemmeside og være så relevante i vores markedsføring som muligt jf. Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1 litra f.
2.2
Når du køber et produkt eller kommunikerer med os vedrørende vores produkter, indsamler vi de oplysninger, du selv afgiver. Dette kan være navn, adresse, e-mailadresse, telefonnr., betalingsmåde, oplysninger om hvilke produkter du køber og eventuelt har returneret, oplysninger om forespørgsler og reklamationer, leveringsønsker, samt oplysning om den IP-adresse, hvorfra bestilling er foretaget, hvis bestillingen sker på Matas.dk.
2.2.1
Formålet er, at vi kan levere de produkter, du har bestilt og i øvrigt opfylde vores aftale med dig, herunder for at kunne administrere dine rettigheder til at returnere og reklamere, samt for om nødvendigt at kunne kontakte dig vedrørende relevant information om det produkt, du har købt. Oplysninger om dine køb kan vi også behandle for at overholde lovkrav, herunder vedrørende tilbagetrækning af produkter og bogføring. Ved køb på Matas.dk indsamles IP-adressen med det formål at varetage vores interesse i at kunne forhindre svig.
2.2.2
Retsgrundlaget for behandlingen er Databeskyttelsesforordningens art 6, stk. 1, litra b og vores gensidige aftale om køb hos Matas, litra c og vores retlige forpligtelse til at overholde lovkrav om tilbagetrækninger og bogføring og litra f og vores legitime interesse i at forhindre svig.
2.3
Når du er tilmeldt vores nyhedsbrev, indsamler vi oplysning om dit navn, e-mailadresse og evt. mobilnummer.
2.3.1
Formålet er at varetage vores interesse i at kunne levere nyhedsbreve til dig.
2.3.2
Retsgrundlaget for behandlingen er dit samtykke til at modtage vores nyhedsbrev og Databeskyttelsesforordningens art 6, stk. 1, litra a.
2.4
Hvis du er Club Matas medlem og foretager køb eller i øvrigt bruger Matas.dk logget ind som Club Matas medlem, jf. punkt 2.1 og 2.2, behandler vi også dine personoplysninger i henhold til Behandling af Personoplysninger for Club Matas , som gælder ved siden af denne Persondatapolitik. Ved uoverensstemmelse mellem denne Persondatapolitik og behandling af Personoplysninger for Club Matas har sidstnævnte forrang.
2.5
Når du besøger en af vores fysiske Matas butikker eller vores øvrige lokationer (hovedkontor og lager), kan der være opsat TV-overvågning. I givet fald vil der være skiltet med et piktogram (med et billede af et kamera) på et synligt sted på lokationen. Optagelserne bliver gennemgået ved stikprøvekontrol, konkret mistanke eller andre uregelmæssigheder og videregivet til politiet, hvis der er mistanke om en straffelovsovertrædelse.
2.5.1
Formålet med TV-overvågningen er at give Matas mulighed for at forebygge, afsløre og dokumentere lovovertrædelser i relation til både besøgende og personale (røveri, tyveri, overfald, bedrageri mv.), uregelmæssigheder i forbindelse med kassetransaktioner og lignende i butikkerne, samt at skabe tryghed og sikkerhed for personalet (røveri, overfald og uoverensstemmelser vedr. betaling).
2.5.2
Retsgrundlaget for behandlingen er Databeskyttelsesforordningens art 6, stk. 1, litra f, da Matas har en legitim interesse i at forebygge de i punkt 2.5.1 nævnte typer af kriminalitet i de fysiske butikker og på Matas øvrige lokationer.
2.6
Når du besøger Matas’ profiler på Sociale Medier (Facebook, Instagram, LinkedIn, Google, Youtube, Snapchat, Pinterest og TikTok), kan Matas behandle de oplysninger, du har gjort tilgængelige via indstillinger på vores sociale medier, dine reaktioner på vores opslag, din deling heraf samt kommentarer til vores opslag.
2.6.1
Formålet med Matas’ behandling af dine personoplysninger er at markedsføre Matas, at besvare henvendelser, at lade dig deltage i vores konkurrencer og rette henvendelse til dig, hvis du vinder. Når de ovenfor nævnte sociale medier benytter personoplysninger indsamlet på Matas’ profiler til eget brug, fx til forbedring af deres reklamesystem, behandler de dine personoplysninger som beskrevet i deres privatlivspolitikker, som du finder her: Facebook/Instagram, Google/Youtube, LinkedIn, TikTok, Snapchat og Pinterest.
2.6.2
Retsgrundlaget for Matas' behandling er vores legitime interesse i at markedsføre Matas, at besvare din henvendelse eller lade dig deltage i en konkurrence og kontakte dig, hvis du vinder jf. Databeskyttelsesforordningens art 6, stk. 1, litra f.
2.7
Hvis du indgår i en kommerciel relation med os enten som privatperson eller som ansat i en virksomhed, vi samarbejder med, behandler vi oplysninger om dit navn, e-mail, telefonnummer, firma- eller privat adresse samt eventuelle andre oplysninger, som du giver os i forbindelse med vores relation og din henvendelse.
2.7.1
Formålet med Matas’ behandling er at varetage vores samarbejdsrelation med dig og den virksomhed du repræsenterer og kunne opfylde Matas’ forpligtelser i den forbindelse.
2.7.2
Retsgrundlaget for denne behandling vil normalt være det aftaleforhold, der er etableret eller under etablering mellem dig og/eller den virksomhed du repræsenterer og Matas, jf. Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b. Afhængigt af samarbejdets karakter, kan retsgrundlaget også være et andet, typisk Matas legitime interesse i at etablere og varetage relationen mellem dig og/eller den virksomhed du repræsenterer, jf. Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f.
3.
MODTAGERE AF PERSONOPLYSNINGER
3.1
På matas.dk indlæser vi indhold fra tredjeparts websites, som en del af brugeroplevelsen på matas.dk. Det sker fx ved indlæsning af vores score hos Trustpilot. Når indholdet indlæses, foregår der HTTP(S) kommunikation direkte mellem din enhed og den aktuelle virksomheds servere. HTTP-protokollen er den standard, som web-services kommunikerer igennem, og det indebærer, at din browser sender data om, at din browser har besøgt matas.dk, samt oplysning om din browser, dit operativsystem, hvilken URL du besøger, samt din IP-adresse. I disse tilfælde vil du som bruger være underlagt privatlivspolitikken for den aktuelle virksomhed, og vi henviser i den forbindelse til Trustpilots privatlivspolitik (her).
Hvis du har samtykket til marketing cookies, bruger Matas Facebook Pixels samt Googles teknologier på matas.dk for at samle data til brug for optimering af vores annoncer udenfor matas.dk. Dette indebærer, at hvis du giver samtykke til marketing cookies, når du besøger matas.dk, modtager Facebook og Google oplysninger om din IP-adresse, din web browser, oplysninger om din enhed, de websites, du besøger, de køb, du foretager, de annoncer, du ser, og den måde, du bruger matas.dk på. Når Facebook og Google benytter personoplysninger indsamlet på matas.dk fx til forbedring af deres reklamesystem, behandler de dine personoplysninger som beskrevet i deres privatlivspolitikker, som du finder her: Facebook, Google.
3.2
I forbindelse med levering af varer, som du har købt hos Matas, vil oplysninger om dit navn, adresse, e-mail, telefonnummer samt ordrenummer og specifikke leveringsønsker blive videregivet til den transportør, der skal forestå leveringen af de købte varer til dig. Ved køb af ikke lagerførte varer kan de nævnte oplysninger videregives til producenten eller sælgeren af den pågældende vare, som i så fald vil forestå leverancen. Derudover kan dine oplysninger blive videregivet til Storebox til brug for opbevaring af kvitteringer, ligesom dine oplysninger kan videregives til samarbejdspartnere, der assisterer med vores forretningsaktiviteter, herunder kommuner ved køb af varer bevilliget af kommunen.
3.3
Når du gennemfører betalingstransaktioner på Matas.dk, sker dette via Matas' PCI (Payment Card Industry - Data Security Standard) certificerede samarbejdspartner, Reepay. Oplysningerne opbevares i et sikkert PCI certificeret miljø, som lever op til internationale sikkerhedsstandarder. Når du anvender et betalingskort på Matas.dk, er det kun Matas’ PCI certificerede samarbejdspartner Reepay- og ikke Matas - som får adgang til dine oplysninger.
3.4
Optagelser fra TV-overvågning i de fysiske butikker kan blive videregivet til politiet som led i efterforskning af konkrete sager om lovovertrædelser.
3.5
Oplysninger, som Matas behandler om dig som led i en samarbejdsrelation, vil ikke blive videregivet til tredjeparter, medmindre det er nødvendigt af hensyn til formålet med relationen, eller det er nødvendigt for, at vi kan varetage en berettiget interesse fx i forbindelse med tvister, hvor oplysningerne kan videregives til rådgivere, myndigheder og retlige instanser.
3.6
Oplysninger kan overlades til eksterne samarbejdspartnere, der behandler oplysningerne på vores vegne. Vi anvender eksterne samarbejdspartnere til blandt andet teknisk drift af systemer og forbedringer af Matas.dk, udsendelse af nyhedsbreve samt målrettet markedsføring, herunder retargeting, samt til din bedømmelse af vores virksomhed og produkter. Disse virksomheder er databehandlere og under vores instruks og behandler data, som vi er dataansvarlig for. Databehandlerne må ikke anvende oplysningerne til andet formål end opfyldelse af aftalen med os, og er underlagt fortrolighed om disse. Vi har indgået skriftlige databehandleraftaler med alle databehandlere, der behandler personoplysninger på vores vegne.
3.7
I det omfang vi bruger databehandlere, der er etableret udenfor EU/EØS, vil det altid ske under iagttagelse af gyldige overførselsgarantier i form af EU Kommissionens standardkontraktbestemmelser, jf. databeskyttelsesforordningens art. 46. Ønsker du en kopi af standardkontraktbestemmelserne, er du velkommen til at kontakte os.
4.
DINE RETTIGHEDER
4.1
Med henblik på at skabe åbenhed omkring behandlingen af dine oplysninger skal vi, som dataansvarlig, oplyse dig om dine rettigheder.
4.2
Indsigtsretten
4.2.1
Du er til enhver tid berettiget til at anmode os om oplysning om blandt andet, hvilke oplysninger vi har registreret om dig, hvilket formål registreringen tjener, hvilke kategorier af personoplysninger og modtagere af oplysninger der evt. måtte være, samt oplysning om hvorfra oplysningerne stammer.
4.2.2
Du har ret til at få udleveret en kopi af de personoplysninger, som vi behandler om dig. Hvis du ønsker en kopi af dine personoplysninger, skal du sende en skriftlig anmodning til kundeservice@matas.dk. Du vil blive bedt om at dokumentere, at du er den du giver dig ud for at være.
4.3
Retten til berigtigelse
4.3.1
Du har ret til at få urigtige personoplysninger om dig selv berigtiget af os. Såfremt du bliver opmærksom på, at der er fejl i de oplysninger, som vi har registreret om dig, opfordres du til at rette skriftlig henvendelse til kundeservice@matas.dk, så oplysningerne kan blive korrigeret. Du vil blive bedt om at dokumentere, at du er den du giver dig ud for at være.
4.4
Retten til sletning
4.4.1
I visse tilfælde har du ret til at få alle eller visse af dine personoplysninger slettet af os, fx hvis du tilbagekalder dit samtykke, og vi ikke har et andet retsgrundlag for at fortsætte behandlingen. I det omfang en fortsat behandling af dine oplysninger er nødvendig, fx for at vi kan overholde vores retlige forpligtelser, eller for at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, er vi ikke forpligtede til at slette dine personoplysninger. Hvis du retter henvendelse til kundeservice@matas.dk med ønske om sletning, vil du blive bedt om at dokumentere, at du er den du giver dig ud for at være.
4.5
Retten til at begrænse behandlingen til opbevaring
4.5.1
Du har i visse tilfælde ret til at få begrænset behandlingen af dine personoplysninger til kun at bestå af opbevaring, fx hvis du mener, at de oplysninger, vi behandler om dig, ikke er korrekte. Du skal kontakte kundeservice@matas.dk,hvis du ønsker at gøre brug af denne ret. Du vil blive bedt om at dokumentere, at du er den, du giver dig ud for at være.
4.6
Retten til dataportabilitet
4.6.1
Du har i visse tilfælde ret til at få personoplysninger, som du selv har givet os, udleveret i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format og har ret til at overføre disse oplysninger til en anden dataansvarlig. Du skal kontakte kundeservice@matas.dk,hvis du ønsker at gøre brug af denne ret. Du vil blive bedt om at dokumentere, at du er den, du giver dig ud for at være.
4.7
Retten til indsigelse
4.7.1
Du har til enhver tid ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger herunder i forhold til, direkte markedsføring og, den profilering der foretages for at kunne målrette vores direkte markedsføring, da denne behandling foretages på grundlag af dit samtykke og/eller vores legitime interesser, jfr. punkt 2.1, 2.3, 2.4 og 2.6. Hvis du ikke ønsker, at vi bruger dine personoplysninger til direkte markedsføring og profilering, skal du desuden slette dine cookies, som nævnt i punkt 5.1 nedenfor. Du skal kontakte kundeservice@matas.dk, hvis du ønsker at gøre brug af denne ret. Du vil blive bedt om at dokumentere, at du er den, du giver dig ud for at være.
4.8
Retten til at tilbagekalde samtykke
4.8.1
Du har til enhver tid ret til at tilbagekalde et samtykke, du har givet os til en given behandling af personoplysninger, herunder til fremsendelse af nyhedsbreve, til at chatte med en online materialist, til at modtage markedsføring fra Club Matas eller til cookies. Hvis du ønsker at tilbagekalde et samtykke, skal du kontakte kundeservice@matas.dk. Du vil blive bedt om at dokumentere, at du er den, du giver dig ud for at være. Cookie samtykker tilbagekaldes ved at klikke på ’småkagen’ i bunden af venstre hjørne på matas.dk.
4.8.2
Hvis du vælger at trække dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af vores behandling af dine personoplysninger på baggrund af dit tidligere meddelte samtykke op til tidspunktet for din tilbagetrækning. Hvis du tilbagetrækker dit samtykke, har det derfor først virkning fra dette tidspunkt.
4.9
Retten til at klage
4.9.1
Du har til enhver tid ret til at indgive en klage til Datatilsynet over vores behandling af dine personoplysninger. Klage kan blandt andet indgives på mail til dt@datatilsynet.dk eller på telefon +45 33 19 32 00.
5.
SLETNING AF PERSONDATA
5.1
Oplysninger indsamlet om din brug af Matas.dk i henhold til pkt. 2.1, slettes efter reglerne i Matas Cookiepolitik. De enkelte udløbsfrister er oplistet i Matas Cookiepolitik, hvor du også kan læse mere om, hvordan du selv kan slette dine cookies, når du ønsker det. Oplysninger om dig fra din brug af online chat med vores online materialiser i henhold til punkt 2.1 slettes efter 60 dage. Kommentarer og spørgsmål du giver under Matas Live Shopping events på Matas.dk, jf. punkt 2.1 vil blive liggende på Matas.dk, så længe det pågældende Matas Live Shopping event har forretningsmæssig værdi for Matas.
5.2
Oplysninger indsamlet i forbindelse med dine køb og henvendelser til Matas i forbindelse hermed, jfr. pkt. 2.2, vil som udgangspunkt blive slettet lidt over 2 år efter dit køb, når retten til at reklamere over varen er udløbet. Oplysninger kan dog gemmes i længere tid, hvis vi har et legitimt behov for længere opbevaring, fx hvis det er nødvendigt for at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller hvis opbevaring er nødvendig for, at vi kan opfylde lovkrav. Oplysning om returnering af varer gemmes i 5 år efter udløbet af det år, hvor returneringen blev foretaget i henhold til fakturakrav og regnskabslovgivningen.
5.3
Oplysninger indsamlet i forbindelse med din tilmelding til vores nyhedsbrev jfr. punkt 2.3, slettes, når dit samtykke til nyhedsbrev trækkes tilbage, medmindre vi har et andet grundlag for behandling af oplysningerne.
5.4
Oplysninger indsamlet om dig som Club Matas medlem jf. punkt 2.4 slettes 30 dage efter du melder dig ud af Club Matas iht. Behandling af Personoplysninger for Club Matas
5.5
Oplysninger, der stammer fra TV-overvågning jf. punkt 2.5, vil automatisk blive slettet senest 30 dage efter optagelsen fandt sted, medmindre oplysningerne indgår i efterforskning af en konkret sag. Såfremt dine oplysninger indgår i efterforskning af en konkret sag, vil de blive slettet, når sagen er afsluttet og formålet med behandlingen ikke længere er til stede.
5.6
Oplysninger, du giver på Matas profiler på Sociale Medier jf. punkt 2.6, vil som udgangspunkt blive liggende på disse profiler som en del af sidens historik, med mindre du selv sletter dem. De oplysninger, Matas behandler om dig som følge af din deltagelse i konkurrencer, og som i den forbindelse kopieres over i Matas’ egne systemer, slettes efter 3 måneder.
5.7
Oplysninger, som stammer fra en samarbejdsrelation jf. punkt 2.7 opbevares, så længe de har relevans i forhold til den eksisterende eller potentielle samarbejdsrelation og i en efterfølgende periode, så længe det er nødvendigt for Matas for at kunne dokumentere relationen.
6.
SIKKERHED
6.1
Vi har gennemført passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at personoplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes, ændres eller forringes samt mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab eller misbruges.
6.2
Kun medarbejdere, der har et reelt behov for at få adgang til dine personoplysninger for at udføre deres arbejde, har adgang til oplysningerne. Disse medarbejdere er instrueret i, hvorledes perondata behandles forsvarligt.
7.
KONTAKTOPLYSNINGER
7.1
Matas Operations A/S, cvr. nr. 27528430 er dataansvarlig for de persondata, som indsamles af Matas.
7.2
Hvis du har spørgsmål eller bemærkninger til denne Persondatapolitik eller ønsker du at gøre brug af en eller flere af dine rettigheder beskrevet i pkt.4, kan du kontakte:
Matas Operations A/S
Rørmosevej 1
3450 Allerød
Tlf. nr.: 48165544
E-mail: kundeservice@matas.dk.
8.
ÆNDRINGER I PERSONDATAPOLITIKKEN
8.1
Denne Persondatapolitik opdateres løbende. Den gældende version er den, der til enhver tid kan findes her på matas.dk.
9.
VERSIONER
9.1
Dette er version 16 af Matas persondatapolitik dateret den 23. december 2022.
